І. Загальні положення

 

1. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату облдержадміністрації.

 

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про звернення громадян», «Про місцеві державні адміністрації», «Про адміністративну процедуру», іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, наказами керівника апарату облдержадміністрації, Положенням про апарат облдержадміністрації, цим Положенням.

 

3. Відділ підпорядковується керівникові апарату обласної державної адміністрації.

 

4. Положення про відділ затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

 

5. Структура і штатний розпис відділу затверджуються керівником апарату облдержадміністрації.

 

6. Координацію роботи відділу з організаційних питань та матеріально-технічного забезпечення здійснює керівник апарату облдержадміністрації.

 

7. Відділ має бланк із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням (додаток) та відповідні печатку і штампи.

 

1. Основні завдання та функції відділу

 

1. Основними завданнями відділу є:

1) забезпечення реалізації державної політики у сфері гарантування конституційного права громадян України на звернення, що включає в себе розгляд індивідуальних і колективних заяв, пропозицій та скарг громадян, що надійшли  до  облдержадміністрації,  організацію  прийому  громадян  головою облдержадміністрації, першим заступником та заступниками голови обласної державної адміністрації;

2) здійснення моніторингу та контролю за дотриманням законодавства про звернення громадян у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, виконавчих комітетах рад територіальних громад, на підприємствах, установах і організаціях області;

3) в межах наданих повноважень формування комплексних пропозицій до вдосконалення алгоритмів надання послуг у сфері реалізації державної політики щодо забезпечення конституційного права громадян України на звернення до органів державної влади та посадових осіб цих органів, зокрема в умовах дії воєнного стану;

4) опрацювання та розгляд звернень громадян до облдержадміністрації, здійснення контролю за забезпеченням оперативного вжиття органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування відповідно до їх повноважень заходів щодо розв'язання проблем, які зумовили звернення, та вирішення порушених у них питань;

5) оперативний розгляд звернень громадян, що надійшли до облдержадміністрації поштою, через мережу Інтернет з ДУ «Урядовий контактний центр» при Кабінеті Міністрів України, телефонну лінію «Телефон довіри», на електронну форму на вебсайті облдержадміністрації, електронну пошту;

6) надання офлайн-консультування громадянам, які опинилися в складних життєвих обставинах, та через «Телефон довіри»;

7) організація проведення особистого/виїзного прийому громадян керівництвом облдержадміністрації;

8) проведення відповідних моніторингів надходження звернень громадян та підготовка для подання голові облдержадміністрації пропозицій щодо розв’язання проблем, які мають державне та суспільне значення;

9) підготовка щокварталу для органів державної влади вищого рівня та голови облдержадміністрації інформаційно-аналітичних матеріалів про роботу із зверненнями громадян, реагування керівників райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування на звернення громадян до органів державної влади вищого рівня та облдержадміністрації, які надсилаються їм на розгляд, та забезпечення вирішення відповідно до законодавства порушених у них питань;

10) підготовка інформаційно-аналітичних довідок / звітів / інформацій про роботу із зверненнями громадян в області та розміщення їх на вебсайті облдержадміністрації;

11) організація проведення засідання постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян в облдержадміністрації та комісії з розгляду скарг, повідомлення заявників про їх рішення;

12) підготовка проєктів рішень колегії, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, що належать до компетенції відділу.

 

2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) організовує проведення особистих/виїзних прийомів громадян головою, першим заступником та заступниками голови облдержадміністрації і контролює виконання доручень керівництва щодо вирішення питань, порушених громадянами на особистому прийомі.

Залучає голів райдержадміністрацій, керівників/працівників структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних органів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади в області, органів місцевого самоврядування, установ, організацій в області для надання необхідних роз’яснень щодо вирішення питань громадянам, які прибули на особистий прийом до керівництва облдержадміністрації.

Під час проведення особистих прийомів громадян в облдержадміністрації може вестися відеоспостереження та відеозапис;

2) здійснює систематичний контроль за проведенням особистих/виїзних прийомів громадян у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях та виконавчих комітетах рад територіальних громад;

3) здійснює оперативний розгляд звернень громадян, що надійшли поштою, з ДУ «Урядовий контактний центр», на електронну форму на вебсайті облдержадміністрації, електронну пошту, «Телефон довіри», надає онлайн-консультування громадянам, які опинилися в складних життєвих обставинах, через «Телефон довіри»;

4) забезпечує централізований облік звернень громадян до облдержадміністрації, реєструє їх в електронній системі документообігу «АСКОД», розглядає, опрацьовує їх, формує електронні справи;

5) отримує від структурних підрозділів апарату облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконавчих комітетів рад територіальних громад, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, інших підприємств, установ та організацій області інформацію, що стосується розгляду звернень громадян;

6) здійснює контроль за своєчасним виконанням структурними підрозділами облдержадміністрації та її апарату, територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, райдержадміністраціями, виконавчими комітетами рад територіальних громад, підприємствами, установами та організаціями області доручень керівництва облдержадміністрації щодо розгляду питань, порушених у зверненнях громадян;

8) організовує (за потреби) перевірки на місцях щодо фактів, викладених у зверненнях громадян, та проводить дні контролю;

9) надсилає щоп'ятниці безпосереднім виконавцям нагадування-попередження про закінчення строків виконання розгляду звернень громадян;

10) формує та подає керівникові апарату облдержадміністрації реєстр допущених порушень виконавської дисципліни при організації виконання доручень керівництва облдержадміністрації на звернення громадян. Повідомляє керівництво облдержадміністрації про факти формального відношення до розгляду звернень  громадян у  структурних  підрозділах  облдержадміністрації,райдержадміністраціях і виконавчих комітетах рад територіальних громад, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності;

11) проводить моніторинг/аналіз надходження звернень громадян для підготовки відповідних інформаційно-аналітичних звітних матеріалів для органів державної влади вищого рівня, керівництва облдержадміністрації про роботу із зверненнями громадян в облдержадміністрації та її структурних підрозділах, райдержадміністраціях, виконавчих комітетах рад територіальних громад та вносить пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;

12) щокварталу аналізує та узагальнює проблеми, що порушують громадяни у зверненнях до органів державної влади вищого рівня й облдержадміністрації; готує матеріали про кількість і характер звернень громадян, що надійшли на адресу органів державної влади вищого рівня та облдержадміністрації, реагування на них;

13) розміщує на вебсайті облдержадміністрації інформаційно-аналітичні довідки / звіти / інформації про роботу із зверненнями громадян в облдержадміністрації;

14) готує матеріали до виступів і доповідей голови / керівника апарату облдержадміністрації з питань, віднесених до компетенції відділу, до пресконференцій, зустрічей, нарад тощо, які проводяться за участю голови облдержадміністрації;

15) вносить пропозиції щодо звітування голів райдержадміністрацій про роботу із зверненнями громадян за рік;

16) аналізує методи роботи місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій щодо організації роботи зі зверненнями громадян, надає їм консультативну, практичну та методичну допомогу;

17) проводить перевірки стану роботи зі зверненнями громадян у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, виконавчих комітетах рад територіальних громад, територіальних органах міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, на підприємствах, в установах, організаціях області. За результатами таких перевірок готуються відповідні службові / доповідні записки керівництву облдержадміністрації щодо проведеної роботи;

18) надає за результатами перевірок методичну допомогу структурним підрозділам обласної державної адміністрації, районним державним адміністраціям, виконавчим комітетам рад територіальних громад, територіальним органам міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, підприємствам та установам в організації і здійсненні роботи щодо розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян;

19) організовує проведення засідання постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян в облдержадміністрації та комісії з розгляду скарг. Повідомляє заявників про рішення засідання комісій щодо розгляду їхніх звернень;

20) бере участь в організації проведення нарад, відеоселекторів, семінарів, конференцій, навчань, інших заходів з питань роботи зі зверненнями громадян;

21) готує проєкти рішень колегії, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, що належать до компетенції відділу;

22) забезпечує тимчасове зберігання документів щодо звернень громадян у порядку і в терміни, передбачені законодавством.

 

3. У галузі інформаційно-методичної роботи відділу:

1) надає методичну і практичну допомогу структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, виконавчим комітетам рад територіальних громад, підприємствам, організаціям, установам щодо організації роботи із зверненнями громадян і особистих / виїзних прийомів громадян;

2) вивчає, узагальнює і розповсюджує позитивний досвід роботи щодо роботи із зверненнями громадян.

 

ІII. Права, обов'язки та відповідальність

 

1. Відділ має право:

1) проводити перевірки стану роботи із зверненнями громадян у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, виконавчих комітетах рад територіальних громад, територіальних органах міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, на підприємствах, в установах, організаціях області. За результатами таких перевірок відділ готує відповідні службові / доповідні записки керівництву облдержадміністрації щодо проведеної роботи;

2) отримувати в межах повноважень від підрозділів апарату облдержадміністрації та її структурних підрозділів, райдержадміністрацій, виконавчих комітетів рад територіальних громад, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, підприємств, організацій, установ своєчасне виконання надісланих їм для розгляду та виконання звернень громадян документів відповідно до вимог чинного законодавства;

3) отримувати в межах повноважень інформацію (довідки, матеріали, пояснення), необхідну для використання в роботі щодо розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян та підготовки особистих / виїзних прийомів громадян в облдержадміністрації;

4) повертати виконавцям на доопрацювання проєкти відповідей заявникам, інформації, звіти в разі порушень чинного законодавства, неналежної їх підготовки або допущення неточностей, помилок редакційного і граматичного характеру;

5) за дорученням керівництва облдержадміністрації:

- надсилати за належністю звернення громадян, у яких порушені питання, що не належать до компетенції облдержадміністрації;

- залучати в установленому порядку фахівців, експертів та утворювати робочі групи для вирішення завдань, що належать до компетенції відділу;

6) вносити на розгляд керівництва облдержадміністрації питання стану роботи зі зверненнями у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, виконавчих комітетах рад територіальних громад та подавати пропозиції щодо поліпшення їх діяльності з цих питань;

7) брати участь у засіданнях колегій, нарадах, семінарах та інших заходах, що проводяться центральними, місцевими органами влади, з питань роботи зі зверненнями громадян;

8) проводити наради з відповідальними працівниками райдержадміністрацій та виконкомів рад територіальних громад;

9) за дорученням голови облдержадміністрації, першого заступника, заступників голови, керівника апарату обласної державної адміністрації:

- брати участь у підготовці проєктів рішень колегії, розпоряджень, доручень голови обласної державної адміністрації з питань розгляду і вирішення питань, порушених у зверненнях громадян;

- залучати працівників відділів апарату облдержадміністрації та її структурних підрозділів до проведення перевірок щодо роботи зі зверненнями громадян;

- перевіряти стан роботи з розгляду звернень громадян у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, у виконавчих комітетах рад територіальних громад, на підприємствах, в організаціях, установах;

- перевіряти з виїздом на місце викладені у зверненнях повідомлення громадян.

 

2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань зобов'язаний:

1) забезпечувати чітку організацію прийому громадян у встановлені і доведені до їх відома дні і години. Здійснювати контроль за виконанням розпоряджень і доручень керівництва облдержадміністрації щодо розгляду та вирішення порушених у зверненнях питань;

2) проводити попередню співбесіду з громадянами, які прибули на особистий прийом до керівництва облдержадміністрації, доповідати посадовим особам, які здійснюють прийом, про зміст звернень громадян, готувати матеріали, необхідні для своєчасного і правильного розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян;

3) реєструвати та опрацьовувати звернення громадян, що надходять до облдержадміністрації, та подавати їх на розгляд керівництву обласної державної адміністрації;

4) проводити комплексне вивчення пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до облдержадміністрації, вивчати причини, які породжують звернення, вживати заходів з ліквідації виявлених порушень і недоліків, інформувати про результати роботи керівництво облдержадміністрації.

 

1. Організація роботи відділу

 

1. Відділ організовує свою роботу у взаємодії з Офісом Президента України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України та іншими територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, райдержадміністраціями, виконавчими комітетами рад територіальних громад, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності.

 

2. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату облдержадміністрації відповідно до законодавства про державну службу.

 

3. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво відділом та несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

2) на час відсутності начальника відділу його обов'язки виконує головний спеціаліст згідно з поданням;

3) інформує керівництво облдержадміністрації про виконання покладених на відділ обов’язків;

4) представляє інтереси відділу у відносинах з місцевими органами влади, підприємствами, установами та організаціями;

5) розробляє:

- Положення про відділ;

- План роботи відділу;

- Порядок організації особистих та виїзних прийомів громадян керівництвом облдержадміністрації;

- Порядок розгляду звернень громадян в облдержадміністрації;

- графіки прийомів громадян з особистих питань в облдержадміністрації;

- графіки звітування керівників структурних підрозділів облдержадміністрації та голів райдержадміністрацій щодо роботи зі зверненнями громадян перед головою облдержадміністрації; 

- посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов'язки і визначає повноваження між працівниками і контролює їх виконання;

6) готує проєкти розпоряджень у сфері роботи зі зверненнями громадян в облдержадміністрації;

7) готує проєкти листів органам влади вищого рівня у сфері роботи зі зверненнями громадян;

8) готує керівнику апарату облдержадміністрації пропозиції щодо встановлення премії працівникам відділу;

9) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку та виконавської дисципліни.

4. Працівників відділу призначає на посади та звільняє з посад керівник апарату облдержадміністрації в установленому законодавством порядку.

 

5. Робота відділу планується щокварталу на основі річного, квартальних планів роботи облдержадміністрації, доручень керівництва, завдань відділу. Плани роботи відділу затверджуються керівником апарату обласної державної адміністрації.

 

6. Діловодство відділу ведеться в установленому порядку.

 

7. Відділ забезпечується приміщенням, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки та доступу до мережі Інтернет, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань розгляду звернень громадян.

У кабінетах начальника та працівників відділу може вестися відеоспостереження та відеозапис.

 

8. Покладання на відділ обов’язків, не передбачених цим Положенням і таких, що не стосуються роботи зі зверненнями громадян, не допускається.