13 липня 2018 року
останні оновлення: 05 березня 2019 року

Положення про організаційне управління апарату обласної державної адміністрації

  1. Загальні засади

 

  • Організаційне управління (далі - управління) є структурним підрозділом апарату обласної державної адміністрації.
  • Управління утворюється, ліквідовується та реорганізовується головою обласної державної адміністрації.
  • Управління підпорядковується голові обласної державної адміністрації, керівнику апарату облдержадміністрації та безпосередньо - заступнику керівника апарату – начальнику організаційного управління апарату обласної державної адміністрації.
  • У своїй діяльності управління керується Конституцією України, Законами України "Про місцеві державні адміністрації", "Про державну службу", "Про місцеве самоврядування в Україні" та іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Центральної виборчої комісії, Бюджетним кодексом України, Порядком утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001, Стандартами внутрішнього аудиту, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247, Кодексом етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 29 вересня 2011 року № 1217, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, Регламентом обласної державної адміністрації, Положенням про апарат облдержадміністрації, та цим Положенням.
  • Управління очолює заступник керівника апарату – начальник організаційного управління апарату обласної державної адміністрації, який призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної державної адміністрації в установленому чинним законодавством порядку.
  • Працівники управління призначаються на посади та звільняються з посад головою обласної державної адміністрації в установленому чинним законодавством порядку.
  • Положення про управління затверджується головою обласної державної адміністрації.
  • До складу управління входять:
  • відділ аналітичної роботи та планування;
  • відділ адміністрування Державного реєстру виборців;
  • відділ інформаційних технологій;
  • сектор внутрішнього аудиту.

                                                                                    

 

  1. Основні завдання управління

Управління:

  • Здійснює організаційне, інформаційне та аналітичне забезпечення діяльності обласної державної адміністрації.
  • Надає методичну та практичну допомогу місцевим державним адміністраціям, органам місцевого самоврядування.
  • Здійснює організаційну підтримку, забезпечення взаємодії місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, закладів, установ та організацій області з питань ведення Державного реєстру виборців (далі – Реєстр).
  • Здійснює контроль за виконанням рішень розпорядника Реєстру.
  • Здійснює забезпечення проведення в області державної політики у сфері інформатизації, визначення пріоритетних напрямів розвитку процесів інформатизації.
  • Здійснює координацію діяльності місцевих державних адміністрації, виконавчих комітетів міських (міст обласного значення) рад області щодо питань інформаційно – комп’ютерного забезпечення, проведення технічної політики розвитку інформаційних технологій, систем та мереж, безпеки передачі даних.
  • Здійснює формування стратегії впровадження в місцевих державних адміністраціях, виконавчих комітетах міських (міст обласного значення) рад області комп’ютеризованих інформаційних систем та мереж, прикладних програм, баз і банків даних на основі сучасних інформаційних технологій.
  • Здійснює організацію в установленому порядку збору, прийому-передачі та первинної обробки інформації у електронному форматі, необхідної для забезпечення діяльності апарату обласної державної адміністрації.
  • Здійснює організацію робіт та контроль за станом технічного захисту інформації в апараті облдержадміністрації.
  • Здійснює підготовку та надання голові Волинської обласної державної адміністрації об’єктивних і незалежних висновків та рекомендацій щодо функціонування системи внутрішнього фінансового контролю та її вдосконалення в обласній і районних державних адміністраціях.
  • Здійснює виявлення та запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів в апаратах та структурних підрозділах обласної і районних державних адміністрацій, а також у підприємствах, установах і організаціях, що знаходяться в оперативному управлінні структурних підрозділів облдержадміністрації (далі – об’єкти контролю).

2.12. Забезпечує виконання інших завдань визначених головою облдержадміністрації, першим заступником голови, заступниками голови облдержадміністрації, керівником апарату облдержадміністрації.

 

  • Функції управління
  • Забезпечує у межах своїх повноважень взаємодію облдержадміністрації з Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України, іншими органами виконавчої влади, обласною радою.
  • Відповідно до завдань взаємодіє зі структурними підрозділами облдержадміністрації, її апарату, органами виконавчої влади та місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян.
  • Сприяє роботі виконавчих комітетів міських (міст обласного значення) рад. Спрямовує та здійснює контроль за діяльністю райдержадміністрацій.
  • Вивчає та узагальнює роботу структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконкомів міських (міст обласного значення) рад у межах і порядку, установлених чинним законодавством, надає їм необхідну допомогу з питань, що належать до компетенції управління.
  • Організовує і контролює надання адміністративних послуг в межах закріпленої за апаратом облдержадміністрації компетенції.
  • Бере участь у підготовці:

3.6.1. Клопотань про порушення питання перед Президентом України і Кабінетом Міністрів України про притягнення до дисциплінарної відповідальності голів районних державних адміністрацій.

3.6.2. Спільних програм, договорів облдержадміністрації та органів місцевого самоврядування.

3.6.3. Розробок документів системи управління якістю.

  • Подає пропозиції про застосування встановлених законодавством заходів заохочення до посадових осіб районних державних адміністрацій за результатами роботи районних державних адміністрацій.
  • Контролює виконання наданих міським (міст обласного значення) радам законом повноважень органів виконавчої влади та інформує керівництво облдержадміністрації.
  • За дорученням голови облдержадміністрації, керівника апарату облдержадміністрації створює робочі групи та комісії із спеціалістів відділів, управлінь, інших служб обласної державної адміністрації для вивчення питань і підготовки пропозицій з проблем, які підлягають розгляду на засіданнях колегії облдержадміністрації, Волинської ради регіонального розвитку та нарадах при голові обласної державної адміністрації.
  • Здійснює організаційне забезпечення проведення колегій облдержадміністрації, Волинської ради регіонального розвитку, нарад, що проводяться головою обласної державної адміністрації, керівником апарату облдержадміністрації.
  • Здійснює формування планів роботи обласної державної адміністрації за пропозиціями структурних підрозділів обласної державної адміністрації, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади області та готує звіт про їх виконання.
  • В межах компетенції відділу готує проекти пропозиції щодо удосконалення чинного законодавства України та практики його реалізації, системи державного управління.
  • Готує інформації про основні організаційно-масові заходи суспільно-політичного, економічного та культурного характеру, які проводитимуться органами виконавчої влади та місцевого самоврядування області і подає їх до Секретаріату Кабінету Міністрів України і Адміністрації Президента України.
  • Надає необхідну організаційну та технічну допомогу у проведенні виборів і референдумів та вирішенні питань адміністративно-територіального устрою в межах, визначених законодавством.
  • За дорученням голови облдержадміністрації, керівника апарату облдержадміністрації опрацьовує в установлені строки і подає до Адміністрації Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України необхідні матеріали щодо робочих поїздок в область перших осіб держави.
  • За дорученням керівника апарату обласної державної адміністрації:

3.16.1. Готує проекти розпоряджень голови обласної державної адміністрації та інших документів з питань, віднесених до компетенції управління.

3.16.2. Розглядає звернення громадян та готує проекти відповідей на них.

  • Забезпечує взаємодію місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, закладів, установ та організацій області у процесі ведення Реєстру.
  • Розглядає в установленому Законом України «Про Державний реєстр виборців» порядку звернення осіб і політичних партій, зокрема, щодо оскарження рішень, дій чи бездіяльності органів (відділів) ведення Реєстру області.
  • Здійснює контроль за виконанням рішень розпорядника Реєстру органами (відділами) ведення Реєстру області, зокрема шляхом проведення відповідних перевірок у порядку, визначеному головою облдержадміністрації.
  • Здійснює налаштування та супроводження програмного і технічного забезпечення Реєстру.
  • Уживає заходів, спрямованих на забезпечення захисту Реєстру, в тому числі дотримання вимог функціонування комплексної системи захисту інформації в автоматизованій інформаційно-телекомунікаційній системі «Державний реєстр виборців».
  • Готує проекти розпоряджень голови обласної державної адміністрації з питань інформатизації.
  • Впроваджує та супроводжує прикладні програмні продукти для автоматизації основних (типових) процесів діяльності апарату обласної державної адміністрації.
  • Виконує обов’язки єдиного представника Замовника – обласної державної адміністрації з питань:
  • проектування та побудови інформаційно-комп’ютерних систем в місцевих державних адміністраціях, виконавчих комітетах міських (міст обласного значення) рад області;
  • розширення й удосконалення комп’ютеризованих інформаційних систем та мережі апарату обласної державної адміністрації;
  • придбання встановлення та супроводження у процесі експлуатації комп’ютерної й мережевої техніки, периферійного обладнання, програмного забезпечення в апараті обласної державної адміністрації.
  • Разом із сектором режимно-секретної роботи вирішує питання створення інфраструктури захисту інформації в апараті облдержадміністрації.
  • Разом зі структурними підрозділами обласної державної адміністрації, іншими органами виконавчої влади вирішує питання визначення стратегії та тактики побудови програмно-технічних комплексів, різноманітних інформаційно-аналітичних систем.
  • Забезпечує програмно-технічний супровід веб-сайтів обласної державної адміністрації у мережі Інтернет.
  • Проводить в об’єктах контролю оцінку:
  • ефективності функціонування системи внутрішнього фінансового контролю;
  • ефективності планування і виконання бюджетних програм, результатів їх виконання;
  • ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у перспективних та поточних планах щодо раціонального використання бюджетних коштів та ефективності роботи;
  • якості надання адміністративних послуг, виконання контрольно-наглядових функцій та завдань, визначених актами законодавства;
  • стану збереження активів та інформації;
  • стану управління державним майном та майном обласної комунальної власності, що надане в оперативне управління відповідних об’єктів контролю;
  • правильності ведення бухгалтерського обліку та достовірності фінансової і бюджетної звітності;
  • ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань.
  • За дорученням голови Волинської обласної державної адміністрації проводить аналіз проектів розпоряджень, наказів та інших документів, пов’язаних з використанням бюджетних коштів, для забезпечення їх цільового та ефективного використання.
  • Планує, організовує та проводить внутрішні аудити в об’єктах контролю, документує їх результати, готує аудиторські звіти, висновки та рекомендації, а також проводить моніторинг урахування наданих рекомендацій.
  • Взаємодіє із структурними підрозділами Волинської обласної державної адміністрації, райдержадміністраціями, підприємствами, установами та організаціями, що знаходяться в оперативному управлінні структурних підрозділів облдержадміністрації, з питань проведення внутрішнього аудиту.
  • Подає голові Волинської обласної державної адміністрації та керівникам об’єктів контролю аудиторські звіти і рекомендації для прийняття відповідних управлінських рішень.
  • Звітує про результати діяльності перед головою Волинської обласної державної адміністрації, органами Державної фінансової інспекції України в терміни та порядку, що визначені нормативно-правовими актами.
  • Аналізує результати проведених контрольних заходів, узагальнює і поширює позитивний досвід.
  • Розглядає за дорученнями голови Волинської обласної державної адміністрації листи, скарги, звернення і пропозиції громадян, підприємств, установ та організацій з питань, що належать до компетенції управління.
  • Ініціює в межах своїх повноважень вжиття заходів реагування до розпорядників та одержувачів бюджетних коштів, які вчинили бюджетні правопорушення, порушує питання про притягнення до відповідальності, передбаченої законодавством, посадових осіб, винних у порушенні встановленого порядку використання бюджетних коштів.
  • Управління може виконувати й інші завдання, покладені на нього головою обласної державної адміністрації та керівником апарату обласної державної адміністрації.
  1. Права управління

Управління має право:

4.1. 3а погодженням керівника апарату облдержадміністрації, залучати спеціалістів відділів, управлінь, інших структурних підрозділів облдержадміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їхніми керівниками) для вивчення та розгляду питань, що належать до його компетенції.

  • Одержувати в установленому порядку від управлінь, відділів, інших підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності інформацію, документи та інші матеріали, а від органів державної статистики безоплатно - статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
  • Вносити на розгляд керівництва облдержадміністрації проекти розпоряджень, планів, заходів, доповідних записок, пропозицій з питань, що належать до компетенції управління та пропозиції з удосконалення в т.ч. з коректування процесів, змін та доповнень до документації системи управління якістю.
  • Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції.
  • Працівники управління за дорученням керівництва обласної державної адміністрації приймають участь у колегіях та нарадах при головах районних державних адміністрацій, у роботі колегій, засідань, нарадах, семінарах та інших заходах, що відбуваються у відділах, управліннях, інших структурних підрозділах обласної державної адміністрації та виконавчих комітетах органів місцевого самоврядування.
  • Одержувати в установленому законодавством порядку від органів (відділів) ведення Реєстру та інших структурних підрозділів обласної та районних державних адміністрацій, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, закладів, установ та організацій області, їх посадових осіб інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
  • Брати участь, як представник обласної державної адміністрації, в підготовці договорів щодо придбання засобів обчислювальної техніки, розробки проектів створення інформаційних систем, взаємообміну інформацією з використанням комп’ютерних телекомунікаційних мереж передачі даних.
  • Отримувати повний та безперешкодний доступ на об’єктах контролю до документів, інформації та баз даних, що стосуються аудиторських завдань, включаючи інформацію з обмеженим доступом, що надається в установленому законодавством порядку.
  • Проводити анкетування та опитування працівників об’єктів контролю.
  • Ініціювати для забезпечення виконання аудиторського завдання у встановленому порядку залучення фахівців інших структурних підрозділів Волинської обласної державної адміністрації, підвідомчих установ або інших експертів (за згодою керівництва відповідних установ).
  • Визначати цілі, обсяг, методи аудиту і ресурси, що необхідні для виконання кожного аудиторського завдання.
  • Проводити за рішенням голови Волинської обласної державної адміністрації позапланові внутрішні аудити.
  • Одержувати в установленому порядку письмові пояснення посадових, матеріально-відповідальних та інших осіб з питань, що виникають під час здійснення контрольних заходів.
  • Вносити голові Волинської обласної державної пропозиції з питань удосконалення внутрішнього фінансового контролю та поліпшення роботи управління.

 

  1. Організація роботи управління
  • Управління очолює заступник керівника апарату – начальник організаційного управління апарату обласної державної адміністрації. У разі відсутності начальника, його обов’язки виконує заступник.
  • Начальник управління здійснює загальне керівництво роботою управління та забезпечує організацію виконання покладених на нього завдань.
  • Начальник управління персонально відповідає за виконання покладених на управління завдань.
  • Службові обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями.
  • Начальник управління визначає завдання і розподіляє обов'язки між працівниками управління, аналізує результати роботи і вживає заходи щодо підвищення ефективності діяльності управління, сприяє підвищенню фахової кваліфікації і професійного рівня, матеріальному і моральному стимулюванню працівників управління.
  • Начальником управління здійснюється контроль за виконанням працівниками управління функціональних обов'язків, правил внутрішнього трудового розпорядку, виконанням вимог, встановлених в документації системи управління якістю, розробленої в апараті облдержадміністрації.
  • Начальник управління подає пропозиції про призначення, переміщення та звільнення з посад працівників управління, своєчасне заміщення вакансій.
  • Начальник управління представляє управління при взаємодії з місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, правоохоронними органами, іншими суб’єктами.
  • Начальник управління підписує від імені управління документи, що подаються на розгляд голові Волинської обласної державної адміністрації та його заступникам і надсилаються підвідомчим підрозділам та іншим установам (організаціям).
  • Начальник управління може входити до складу дорадчих органів Волинської обласної державної адміністрації.
  • Працівники управління призначаються на посаду і звільняються з посади головою Волинської обласної державної адміністрації в установленому порядку за поданням начальника управління.