І. Загальні засади

1. Це Положення регулює питання діяльності відділу фінансово- господарського забезпечення апарату Волинської обласної державної адміністрації.

2. Відділ фінансово-господарського забезпечення апарату Волинської обласної державної адміністрації (далі – відділ) є самостійним структурним підрозділом апарату обласної державної адміністрації.

3. Відділ підпорядковується керівникові апарату обласної державної адміністрації.

4. У своїй роботі відділ керується Конституцією України, законами України «Про державну службу», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Бюджетним Кодексом України, Кодексом законів про працю України, Національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку в державному секторі та планами рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ,  актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Мінфіну, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, наказами керівника апарату обласної державної адміністрації, іншими нормативно-правовими актами, що регулюють бюджетні відносини і фінансово-господарську діяльність бюджетних установ та порядок казначейського обслуговування, у тому числі нормативно-правовими актами Національного банку, нормативно-правовими актами Мінфіну щодо порядку ведення бухгалтерського обліку, складення фінансової та бюджетної звітності, міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, порядком оформлення операцій і організації документообігу за розділами обліку, форми та проведення розрахунків, правилами проведення та оформлення результатів інвентаризації активів і зобов’язань, основними принципами роботи на комп’ютері та відповідними програмними засобами, правилами ділового етикету, правилами та нормами охорони праці та протипожежного захисту, а також цим Положенням.
5. Положення про відділ затверджується головою обласної державної адміністрації.

ІІ. Основні завдання відділу 

1. Здійснює фінансове, матеріально-технічне, господарсько-побутове, забезпечення діяльності апарату Волинської обласної державної адміністрації.

2. Забезпечує ведення бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності апарату Волинської обласної державної адміністрації та складення звітності.

3. Здійснює відображення у документах достовірної та в повному обсязі інформації про господарські операції і результати діяльності, необхідної для оперативного управління бюджетними призначеннями та фінансовими і матеріальними ресурсами.

4. Забезпечує дотримання бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов’язань, своєчасного подання на реєстрацію таких зобов’язань, здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов’язань, достовірного та в повному обсязі відображення операцій у бухгалтерському обліку та звітності.

5. Здійснює контроль за наявністю і рухом майна, використанням фінансових і матеріальних ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів.

6. Здійснює заходи щодо енергозбереження і скорочення витрат на комунальні послуги та енергоносії, економного використання паливно-мастильних матеріалів.

ІІІ. Функції відділу 

1. Здійснює ведення бухгалтерського обліку відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, а також інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку, у тому числі з використанням уніфікованої автоматизованої системи бухгалтерського обліку та звітності.

2. Складає на підставі даних бухгалтерського обліку фінансову та бюджетну звітність, а також державну статистичну, зведену та іншу звітність (декларації) в порядку, установленому законодавством.

3. Здійснює поточний контроль за дотриманням бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов’язань, їх реєстрації в органах Державної казначейської служби та здійсненням платежів відповідно до взятих бюджетних зобов’язань, правильністю зарахування та використання власних надходжень бюджетної установи, веденням бухгалтерського обліку, складенням фінансової та бюджетної звітності, дотриманням бюджетного законодавства та національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, а також інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку підпорядкованими бюджетними установами Волинської обласної державної адміністрації.

4. Своєчасно подає звітність, своєчасно та в повному обсязі перераховує податки і збори (обов’язкові платежі) до відповідних бюджетів.

5. Забезпечує дотримання вимог нормативно-правових актів щодо використання фінансових, матеріальних (нематеріальних) та інформаційних ресурсів під час прийняття та оформлення документів щодо проведення господарських операцій, інвентаризації необоротних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших статей балансу.

6. Проводить аналіз даних бухгалтерського обліку та звітності, у тому числі зведеної звітності, щодо причин зростання дебіторської та кредиторської заборгованості, розробляє та здійснює заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості, організовує та проводить роботу з її списання відповідно до законодавства.

7. Здійснює планування та складання бюджетних запитів на відповідний рік щодо необхідності асигнувань на утримання апарату.

8. Складає та погоджує кошторис і план асигнувань загального (спеціального) фонду державного бюджету на утримання та штатний розпис апарату, уносить до них зміни протягом бюджетного року.

9. Здійснює в установленому порядку забезпечення апарату Волинської обласної державної адміністрації технічними засобами, інвентарем, меблями, оргтехнікою, паливно-мастильними матеріалами та іншим, прогнозує їх потреби, готує пропозиції щодо шляхів їх вирішення.

10. Здійснює контроль за економним і раціональним використанням енергоносіїв, паливно-мастильних матеріалів, телекомунікаційних послуг, інвентаря, інших матеріальних цінностей, у встановлені строки проводить їх інвентаризацію.

11. Організовує проведення інструктажу працівників апарату з техніки безпеки і дотримання правил протипожежної безпеки.

12. Забезпечує підготовку приміщення і технічне оснащення засідань колегії, нарад, семінарів та інших заходів, що проводяться в залах засідань адмінбудинку за участю керівництва Волинської обласної державної адміністрації.

13. Забезпечує дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, що закуповуються за бюджетні кошти.

14. Забезпечує достовірність та правильність оформлення інформації, включеної до реєстрів бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань.

15. Забезпечує зберігання, оформлення та передачу до архіву оброблених первинних документів та облікових регістрів, що є підставою для відображення в бухгалтерському обліку операцій та складення звітності, а також звітності.

16. Бере участь у роботі з оформлення матеріалів стосовно нестачі, крадіжки грошових коштів та майна, псування активів.

17. Здійснює заходи для усунення порушень і недоліків, виявлених під час перевірок, проведених державними органами та структурними підрозділами Волинської обласної державної адміністрації, що уповноважені здійснювати контроль за дотриманням вимог бюджетного законодавства.

18. Забезпечує підготовку матеріалів щодо організації процедур закупівлі товарів, робіт та послуг за бюджетні кошти.

19. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами Волинської обласної державної адміністрації, районними державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, виконує інші обов’язки, покладені головою, заступниками голови, керівником апарату Волинської обласної державної адміністрації з питань, що входять до завдань відділу.

ІV. Права відділу 

1. Представляти Волинську обласну державну адміністрацію в установленому порядку в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, фондах загальнообов’язкового державного соціального страхування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності з питань, що відносяться до компетенції відділу.

2. Установлювати обґрунтовані вимоги до порядку оформлення і подання до відділу структурними підрозділами апарату первинних документів для їх відображення в бухгалтерському обліку, а також здійснювати контроль за їх дотриманням.

3. Одержувати від структурних підрозділів Волинської обласної державної адміністрації та районних державних адміністрацій необхідні відомості, довідки та інші матеріали, а також пояснення до них.

4. Уносити керівникові апарату Волинської обласної державної адміністрації пропозиції щодо вдосконалення порядку ведення бухгалтерського обліку, складення звітності, здійснення поточного контролю, провадження фінансово-господарської діяльності.

5. Вдосконалювати роботу відділу з ведення бухгалтерського обліку, звітності та контролю, застосовуючи комп’ютерні та сучасні технічні засоби і технології обліково-обчислювальних робіт.

 V. Організація роботи відділу 

1. Відділ очолює начальник відділу – головний бухгалтер, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату обласної державної адміністрації в установленому чинним законодавством порядку.

Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату обласної державної адміністрації в установленому чинним законодавством порядку. 

2. Начальник відділу – головний бухгалтер:

1) організовує роботу з ведення бухгалтерського обліку та забезпечує виконання завдань, покладених на відділ; 

2) здійснює керівництво діяльністю відділу, забезпечує раціональний та ефективний розподіл посадових обов’язків між його працівниками з урахуванням вимог щодо забезпечення захисту інформації та запобігання зловживанням під час ведення бухгалтерського обліку; 

3) погоджує проєкти договорів, у тому числі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, забезпечуючи дотримання вимог законодавства щодо цільового використання бюджетних коштів та збереження майна; 

4) у разі потреби бере участь в організації та проведенні перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності в підпорядкованих бюджетних установах; 

5) здійснює у межах своїх повноважень заходи щодо відшкодування винними особами збитків від нестач, розтрат, крадіжок; 

6) подає керівникові апарату Волинської обласної державної адміністрації пропозиції щодо:

визначення  облікової політики, зміни обраної облікової політики з урахуванням особливостей діяльності Волинської обласної державної адміністрації і технології оброблення облікових даних, у  тому  числі системи та форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку  та правил документообігу, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності та контролю за господарськими операціями; призначення на посаду та звільнення з посади працівників  відділу, вибору та впровадження уніфікованої автоматизованої системи бухгалтерського обліку та звітності з урахуванням особливостей діяльності бюджетної установи;

створення умов для належного збереження майна, цільового та ефективного використання фінансових, матеріальних (нематеріальних), інформаційних та трудових ресурсів;

визначення джерел погашення кредиторської заборгованості;

організації навчання працівників відділу, у тому числі працівників бухгалтерських служб бюджетних установ, підпорядкованих Волинській обласній державній адміністрації, з метою підвищення їх професійно-кваліфікаційного рівня;

забезпечення відділу нормативно-правовими актами, довідковими та інформаційними матеріалами щодо ведення бухгалтерського обліку та складення звітності; 

7) підписує звітність та документи, що є підставою для:

перерахування податків і зборів (обов’язкових платежів);

проведення розрахунків відповідно до укладених договорів;

приймання і видачі грошових коштів;

проведення інших господарських операцій; 

8) відмовляє у прийнятті до обліку документів, підготовлених з порушенням установлених вимог, а також документів щодо господарських операцій, що проводяться з порушенням законодавства, та інформує керівника бюджетної установи про встановлені факти порушення бюджетного законодавства; 

 9) здійснює контроль за:

відображенням у бухгалтерському обліку всіх господарських операцій, що проводяться бюджетною установою;

складенням звітності;

цільовим та ефективним використанням фінансових, матеріальних (нематеріальних), інформаційних  та трудових ресурсів, збереженням майна;

правильністю проведення розрахунків при здійсненні оплати товарів, робіт та послуг, відповідністю перерахованих коштів обсягам виконаних робіт, придбаних товарів чи наданих послуг згідно з умовами укладених договорів, у тому числі договорів оренди;

відповідністю взятих бюджетних зобов’язань відповідним бюджетним асигнуванням, паспорту бюджетної програми та відповідністю платежів взятим бюджетним зобов’язанням та бюджетним асигнуванням;

станом погашення та списання відповідно до законодавства дебіторської заборгованості;

додержанням вимог законодавства під час здійснення попередньої оплати товарів, робіт та послуг у разі їх закупівлі за бюджетні кошти;

оформленням матеріалів стосовно нестачі, крадіжки грошових коштів та майна, псування активів;

розробленням та здійсненням заходів щодо дотримання та підвищення рівня фінансово-бюджетної дисципліни працівників відділу;

усуненням порушень і недоліків, виявлених під час контрольних заходів, проведених державними органами та структурними підрозділами Волинської обласної державної адміністрації, що уповноважені здійснювати контроль за дотриманням вимог бюджетного законодавства; 

10) погоджує документи, пов’язані з витрачанням фонду заробітної
плати, установленням посадових окладів і надбавок працівникам; 

11) забезпечує роботу відділу в системі електронного документообігу.