І. Загальні положення

1. Положення про відділ забезпечення діяльності керівництва апарату Волинської обласної державної адміністрації (далі - Положення) регулює питання діяльності відділу забезпечення діяльності керівництва апарату Волинської обласної державної адміністрації.

2. Відділ забезпечення діяльності керівництва апарату обласної державної адміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату обласної державної адміністрації і підпорядковується безпосередньо голові Волинської обласної державної адміністрації у частині виконання покладених завдань і функцій.

3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законом України «Про місцеві державні адміністрації», іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови Волинської обласної державної адміністрації, наказами керівника апарату Волинської обласної державної адміністрації, Положенням про апарат Волинської обласної державної адміністрації, цим Положенням та дорученнями керівництва Волинської обласної державної адміністрації.

4. Положення про відділ затверджується розпорядженням голови обласної державної адміністрації.

5. Відділ підпорядковується керівникові апарату обласної державної адміністрації у частині організації роботи відділу, дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку.

6. Структура відділу, його штатна чисельність затверджуються головою обласної державної адміністрації. 

7. Працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад в установленому чинним законодавством порядку.

8. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до Регламенту Волинської обласної державної адміністрації, Інструкції з діловодства у Волинській обласній державній адміністрації (документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну), інших нормативно-правових та розпорядчих документів.

9. План роботи відділу складається на основі плану роботи обласної державної адміністрації, доручень керівництва обласної державної адміністрації, завдань та функцій відділу. Плани роботи затверджуються керівником апарату Волинської обласної державної адміністрації.

10. Службові обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються керівником апарату обласної державної адміністрації.

 

ІІ. Основні завдання та функції відділу

1. Основними завданнями відділу є:

1) забезпечення взаємодії обласної державної адміністрації, її апарату з Офісом Президента України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади в області, структурними підрозділами обласної державної адміністрації, районними державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями області;

2) здійснення аналітичного, інформаційного та організаційного забезпечення діяльності голови Волинської обласної державної адміністрації;

3) координація взаємодії між головою Волинської обласної державної адміністрації, першим заступником (заступниками) голови обласної державної адміністрації, керівниками структурних підрозділів обласної державної адміністрації та її апарату.

 

2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

забезпечує взаємодію обласної державної адміністрації з Офісом Президента України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, обласною радою;

організовує підготовку нарад (разом із структурними підрозділами облдержадміністрації), які проводить голова обласної державної адміністрації;

забезпечує нормотворчу складову в роботі відділу, а саме участь у:

 

розробці та погодженні проєктів нормативних актів, програм у межах компетенції відділу, підготовці проєктів пропозицій щодо удосконалення чинного законодавства України та практики його реалізації, системи державного управління у межах компетенції відділу;

здійснює виконання завдань у частині оперативного реагування на окремі нагальні поточні ситуації;

забезпечує дотримання графіка прийому громадян з особистих питань головою обласної державної адміністрації;

забезпечує організаційну підготовку робочих поїздок голови, першого заступника (заступників) голови обласної державної адміністрації;

забезпечує організацію роботи приймалень голови, першого заступника (заступників) голови обласної державної адміністрації;                                  

здійснює попередній розгляд і аналіз документів, що надходять на ім’я голови обласної державної адміністрації;

здійснює контроль зберігання секретних пакетів, закладених в приймальній голови обласної державної;

забезпечує подання на розгляд голові обласної державної адміністрації кореспонденції, подання на підпис і візування документів та у разі потреби надання пояснень з відповідних питань;

забезпечує разом з відповідними структурними підрозділами підготовку проєктів доручень голови обласної державної адміністрації, а з питань, що потребують більш детального опрацювання, передає ці документи на розгляд керівника відповідного структурного підрозділу обласної державної адміністрації;

здійснює координацію документообігу (підписання, накладення резолюцій тощо), вхідних і підготовлених секретних документів (проєктів розпоряджень) стосовно територіальної оборони, мобілізаційного характеру та з питань технічного захисту секретної інформації, здійснює опрацювання відомостей  за сукупністю показників;

забезпечує організацію проведення протокольних заходів за участю голови обласної державної адміністрації;

вирішує організаційні питання, пов’язані зі службовими відрядженнями голови обласної державної адміністрації;

виконує інші завдання та функції, пов’язані з напрямом діяльності відділу, визначеним цим Положенням.

 

ІII. Права відділу

 

Для здійснення покладених на нього завдань відділ має право:

1. Отримувати в установленому порядку від органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, підприємств та організацій різних форм власності інформацію, документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на них завдань.

2. Залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації та її апарату, районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій (за згодою їх керівників) до роботи з розгляду питань, що належать до компетенції відділу.

3. У процесі виконання покладених на відділ завдань взаємодіяти із структурними підрозділами обласної державної адміністрації, районними державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, а також з підприємствами, установами, організаціями.

4. Бути присутнім на засіданнях колегії обласної державної адміністрації, нарадах та інших заходах, які проводяться головою, першим заступником, заступниками, керівником апарату обласної державної адміністрації.

5. За дорученням голови обласної державної адміністрації брати участь у засіданнях колегії, робочих груп та постійних чи тимчасових комісій обласної державної адміністрації, створених при обласної державної адміністрації, діяльність яких спрямовує, координує чи контролює голова обласної державної адміністрації, засіданнях, нарадах, семінарах, перевірках та інших заходах, що проводяться адміністрацією з питань, що належать до компетенції відділу.

6. Вносити на розгляд голові та керівникові апарату обласної державної адміністрації проєкти розпоряджень та наказів.

7. Вносити на розгляд першому заступникові (заступникам) голови обласної державної адміністрації доповідні записки, пропозиції з питань, що віднесені до компетенції відділу.

8. Вносити пропозиції щодо організації роботи відділу.       

IV. Начальник відділу

Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади відповідно до законодавства про державну службу.

Начальник відділу:

1) здійснює керівництво відділом та несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

2) здійснює організацію і контроль за роботою працівників відділу, забезпечує виконання покладених на відділ завдань;

3) організовує діловодство у відділі;

4) забезпечує дотримання секретності та службової таємниці;

5) інформує керівництво обласної державної адміністрації про виконання покладених на відділ обов’язків;

6) представляє інтереси відділу у відносинах з місцевими органами влади, підприємствами, установами та організаціями;

7) розробляє Положення про відділ, плани роботи відділу, посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки і визначає повноваження між працівниками і контролює їх виконання;

8) готує проєкти розпоряджень та листів у межах повноважень;

9) готує керівникові апарату обласної державної адміністрації пропозиції щодо заохочення, встановлення розміру премії працівникам відділу, а також притягнення їх до дисциплінарної відповідальності;

10) забезпечує контроль за дотриманням працівниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку та виконавської дисципліни;

11) здійснює добір кадрів у відділі.

На час відсутності начальника відділу його обов’язки покладаються на уповноважену особу, визначену рішенням керівника апарату обласної державної адміністрації.

 

V. Взаємовідносини відділу

 

Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами Волинської обласної державної адміністрації та її апарату, районними державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями відповідно до чинного законодавства.