1. Загальний відділ апарату обласної державної адміністрації (далі – відділ) є самостійним структурним підрозділом апарату обласної державної адміністрації.

 

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України «Про місцеві державні адміністрації», іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови облдержадміністрації, наказами керівника апарату облдержадміністрації, а також Регламентом Волинської обласної державної адміністрації, Положенням про апарат облдержадміністрації та цим Положенням.

 

3. Структуру та чисельність відділу затверджує керівник апарату обласної державної адміністрації в межах граничної чисельності відповідно до штатного розпису.

 

4. Основними завданнями відділу є:

1) забезпечення реалізації (координації реалізації) державної політики в документуванні управлінських рішень;

2) формування та контроль реалізації внутрішньо-організаційної політики в частині документообігу: участь у формуванні внутрішньої політики з організації діловодства, координація впровадження та функціонування інформаційних систем у сфері електронного документообігу в обласній державній адміністрації, навчання працівників; здійснення методичного керівництва й контроль за організацією та веденням архівної справи, підготовкою документів до передачі до архіву, взаємодія з Державним архівом Волинської області;

3) підготовка та подання керівникові державної служби висновків та пропозицій, зокрема щодо підвищення ефективності, результативності й орієнтованості на споживача робочих процесів системи електронного документообігу «АСКОД» в обласній державній адміністрації, серед них взаємодія зі структурними підрозділами облдержадміністрації, районними державними адміністраціями під час виконання робочих процесів (організація виконання актів Президента України та Кабінету Міністрів України, доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації);

4) координація реалізації державної політики із забезпечення прозорості та відкритості діяльності обласної державної адміністрації, реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, отриманої або створеної в процесі виконання облдержадміністрацією своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, або тієї, яка знаходиться у володінні облдержадміністрації, на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

5) представлення інтересів апарату обласної державної адміністрації в комісіях, робочих групах, нарадах, міжвідомчих робочих групах з питань документування управлінської діяльності, цифровізації адміністративних процесів та внутрішнього контролю.

 

5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) розробляє Інструкцію з діловодства у Волинській обласній державній адміністрації (документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну; далі – Інструкція з діловодства) та Номенклатуру справ та погоджує їх у встановленому порядку;

2) розробляє Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в облдержадміністрації та Перелік відомостей, що містять службову інформацію, у тому числі з грифом обмеження доступу «Для службового користування»;

3) здійснює приймання, реєстрацію та проходження вхідної кореспонденції, яка надходить різними каналами зв’язку, веде електронну базу документів, забезпечує оперативний пошук документів;

4) здійснює реєстрацію та відправлення за призначенням вихідної кореспонденції, веде електронну базу документів, забезпечує оперативний пошук документів.

5) складає зведену Номенклатуру справ апарату облдержадміністрації;

6) здійснює опрацювання проєктів розпоряджень, наказів голови (начальника) обласної державної (військової) адміністрації з основної діяльності та особового складу, наказів по апарату облдержадміністрації, перевіряє їх на відповідність вимогам Інструкції з діловодства і Регламенту облдержадміністрації, редагує їх тексти; реєструє розпорядження, накази голови (начальника) обласної державної (військової) адміністрації з основної діяльності; формує та веде їх електронну базу; забезпечує своєчасне доведення (надсилання) розпоряджень відповідно до переліку; готує для надсилання електронні версії виданих головою облдержадміністрації розпоряджень з основної діяльності Товариству з обмеженою відповідальністю «Інформаційно-аналітичний центр “Ліга”»; передає електронну версію текстів розпоряджень, наказів відділу інформаційних технологій апарату облдержадміністрації для розміщення їх на вебсайті облдержадміністрації;

7) готує проєкти розпоряджень голови облдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;

8) складає протоколи засідань колегії облдержадміністрації та нарад у голови (начальника) обласної державної (військової) адміністрації;

9) здійснює контроль за своєчасним розглядом і проходженням документів в облдержадміністрації та дотриманням єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

10) організовує збереження документаційного фонду обласної державної адміністрації та користування ним;

11) організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передавання до архіву апарату облдержадміністрації;

12) забезпечує проведення експертизи цінності та технічне опрацювання документів під час їх відбору на державне зберігання, готує справи для передачі до Державного архіву області;

13) здійснює методичне забезпечення роботи діловодних служб структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконкомів місцевих рад територіальних громад;

14) розробляє методичні матеріали, проводить навчання, здійснює перевірки і контроль за суворим дотриманням в апараті облдержадміністрації, її структурних підрозділах, районних державних адміністраціях і виконкомах місцевих рад вимог інструкцій, регламентів, державних стандартів, інших нормативів та вимог законодавства; надає рекомендації щодо вдосконалення діловодства в усіх структурних підрозділах облдержадміністрації;

15) організовує доступ до публічної інформації, здійснює реєстрацію та веде облік запитів на інформацію, що надійшли до облдержадміністрації, в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації»;

16) забезпечує своєчасне опрацювання та контроль за наданням відповідей на запити на інформацію в порядку та у строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації»;

17) забезпечує облік, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування», а також  контроль за дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736;

18) уживає необхідних заходів зі зменшення обсягу службового листування в апараті облдержадміністрації та її структурних підрозділах;

19) проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

20) за необхідності видає копії, довідки та виписки з документів;

21) cприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконкомів міських , селищних, сільських рад територіальних громад;

22) бере участь у розробленні та виданні довідників, інших посібників, необхідних для роботи обласної державної адміністрації.

 

6. Відділ має право:

1) вимагати в межах повноважень від структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату, районних державних адміністрацій, виконкомів місцевих рад, установ і організацій неухильного виконання надісланих їм документів, подання ними облдержадміністрації у визначені строки та в установленому порядку інформацій про виконання документів;

2) не приймати до розгляду та надсилання документи, оформлені з порушенням вимог Інструкції з діловодства, повертати виконавцям (розробникам) документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;

3) вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб облдержадміністрації за результатами роботи з документами;

4) вносити пропозиції керівництву облдержадміністрації з питань, віднесених до компетенції відділу;

5) вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції.

 

7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, іншими відділами апарату облдержадміністрації, її структурними підрозділами, райдержадміністраціями, органами місцевого самоврядування.

 

8. Організація роботи відділу:

1) відділ очолює начальник, який організовує його роботу;

2) у разі відсутності начальника його обов'язки виконує заступник начальника відділу, а за відсутності обох обов’язки начальника відділу виконує посадова особа, визначена в установленому порядку;

3) начальник відділу, заступник начальника відділу та державні службовці призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату облдержадміністрації згідно із законодавством про державну службу;

4) працівники, які виконують функції з обслуговування, призначаються на посади і звільняються з посад відповідно до трудового законодавства;5) працівники відділу у своїй діяльності керуються Положенням про відділ та посадовими інструкціями;6) робота відділу планується на основі плану роботи обласної державної адміністрації, доручень керівництва адміністрації, функцій відділу.

9. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво діяльністю відділу, забезпечує виконання покладених на відділ завдань та функцій;

2) здійснює та координує взаємодію структурних підрозділів апарату облдержадміністрації з метою уніфікації діловодних процесів, стандартизації документування управлінських рішень;

3) забезпечує організаційно-методичний та інформаційно-комунікативний супровід заходів з оптимізації робочих процесів керівництва облдержадміністрації.

4) здійснює координацію реалізації державної політики із забезпечення прозорості та відкритості діяльності обласної державної адміністрації, реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, отриманої або створеної в процесі виконання облдержадміністрацією своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, або тієї, яка знаходиться у володінні облдержадміністрації, на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

5) координує реалізацію державної політики із забезпечення виконання вимог Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в обласній державній адміністрації;

6) розробляє Положення про відділ, розподіляє посадові обов’язки між працівниками відділу, координує та контролює їхню діяльність;

7) вживає заходів щодо підвищення ефективності діяльності відділу;

8) засвідчує копії документів, які перебувають на зберіганні у відділі, підписує та візує документи в межах своєї компетенції;

9) забезпечує дотримання працівниками відділу службової, трудової та виконавської дисципліни;

10) вносить в установленому порядку подання про заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень;

11) вносить на розгляд керівника апарату облдержадміністрації пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу;

12) виконує інші доручення керівництва облдержадміністрації.