ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

обласної державної адміністрації

                                                                            23.07.2018 № 460

 

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ апарату

Волинської обласної державної адміністрації

 

1. Загальний відділ апарату обласної державної адміністрації (далі – відділ), є самостійним структурним підрозділом апарату обласної державної адміністрації.
2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України «Про місцеві державні адміністрації», іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови облдержадміністрації, а також Регламентом Волинської обласної державної адміністрації, Положенням про апарат облдержадміністрації та цим Положенням.
3. Структуру та чисельність відділу затверджує керівник апарату обласної державної адміністрації в межах граничної чисельності відповідно до штатного розпису.
4. Основними завданнями відділу є:

          1) встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, зокрема системи електронного документообігу «АСКОД», методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в апараті, структурних підрозділах облдержадміністрації, районних державних адміністраціях;

         2) забезпечення прозорості та відкритості діяльності обласної державної адміністрації, реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, що була отримана або створена в процесі виконання облдержадміністрацією своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні облдержадміністрації.

5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) розробляє Інструкції з діловодства та номенклатуру справ;

2) розробляє Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в облдержадміністрації;

3) здійснює приймання, реєстрацію та проходження вхідної кореспонденції, яка надходить різними каналами зв’язку, веде електронну базу документів, забезпечує оперативний пошук документів;

4) здійснює реєстрацію та відправлення за призначенням вихідної кореспонденції, веде електронну базу документів, забезпечує оперативний пошук документів.

5) складає зведену Номенклатуру справ апарату облдержадміністрації;

6) здійснює опрацювання проектів розпоряджень голови обласної державної адміністрації з основної діяльності, перевіряє їх на відповідність вимогам Інструкції з діловодства і Регламенту облдержадміністрації та редагує їх тексти; реєструє розпорядження голови облдержадміністрації з основної діяльності; формує та веде їх електронну базу; забезпечує своєчасне доведення (надсилання) розпоряджень відповідно до переліку на відправку; готує для надсилання електронні версії виданих головою облдержадміністрації розпоряджень з основної діяльності до Адміністрації Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, крім того Товариству з обмеженою відповідальністю «Інформаційно-аналітичний центр «Ліга» – примірники таких розпоряджень; передає електронну версію текстів розпоряджень до відділу інформаційних технологій апарату облдержадміністрації для розміщення їх на веб-сайті облдержадміністрації;

7) готує проекти розпоряджень голови облдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;

8) складає протоколи засідань колегії облдержадміністрації та нарад у голови облдержадміністрації;

9) здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в облдержадміністрації та за дотриманням єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

10) організовує збереження документаційного фонду обласної державної адміністрації та користування ним;

11) організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передачі до архіву апарату облдержадміністрації;

12) забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами облдержадміністрації вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;

 13) забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів під час їх відбору на державне зберігання, готує справи для передачі до державного архіву області;

14) проводить перевірку стану діловодства у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях та здійснює контроль за суворим додержанням в апараті облдержадміністрації, її структурних підрозділах, районних державних адміністраціях і виконкомах місцевих рад державних стандартів, інших нормативів та вимог законодавства;

15) організовує доступ до публічної інформації, здійснює реєстрацію та веде облік запитів на інформацію, що надійшли до облдержадміністрації, в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації»;

16) забезпечує своєчасне опрацювання та контроль за наданням відповідей на запити на інформацію в порядку та у строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації»;

17) забезпечує облік, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування», а також  контроль за дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736;

18) уживає необхідних заходів зі зменшення обсягу службового листування в апараті облдержадміністрації та її структурних підрозділах;

19) проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

20) у необхідних випадках видає копії, довідки та виписки з документів;

21) cприяє підвищенню кваліфікації  працівників  діловодних служб      структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконкомів міських (міст обласного значення) рад;

22) бере участь у розробленні та виданні довідників, інших посібників, необхідних для роботи обласної державної адміністрації.

6. Відділ має право:

1) вимагати у межах повноважень від відділів апарату, структурних підрозділів облдержадміністрації, районних державних адміністрацій, виконкомів місцевих рад, установ і організацій неухильного виконання надісланих їм документів, подання ними облдержадміністрації у визначені строки та в  установленому порядку інформацій про виконання документів;

2) не приймати до розгляду та відправки документи, оформлені з порушенням вимог Інструкції з діловодства в облдержадміністрації;

3) повертати виконавцям (розробникам) документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення установлених вимог;

4) вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб облдержадміністрації за результатами роботи з документами;

5) вносити пропозиції керівництву облдержадміністрації з питань,  віднесених до компетенції відділу;

6) вносити  в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти  повноту усунення  порушень  та  недоліків,  виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції.

7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами апарату облдержадміністрації, її структурними підрозділами, райдержадміністраціями, органами місцевого самоврядування.
8.  Організація роботи відділу:

1) відділ очолює начальник, який організовує його роботу;

2) у разі відсутності начальника його обов'язки виконує заступник начальника відділу, а за відсутності обох, обов’язки начальника відділу виконує посадова особа, визначена в установленому порядку;

3) начальник відділу, заступник начальника відділу та державні службовці призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату облдержадміністрації згідно із законодавством про державну службу;

4) працівники, які виконують функції з обслуговування, призначаються на посади і звільняються з посад відповідно до трудового законодавства;5) працівники відділу у своїй діяльності керуються Положенням про відділ та посадовими інструкціями;6) робота відділу планується на основі плану роботи обласної державної адміністрації, доручень керівництва адміністрації, функцій відділу.

9. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво діяльністю відділу, забезпечує виконання покладених на відділ завдань та функцій;

2) розробляє Положення про відділ, розподіляє посадові обов’язки між працівниками відділу, координує та контролює їхню діяльність;

3) вживає заходів щодо підвищення ефективності діяльності відділу;4) забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;

5) завіряє копії документів, які перебувають на зберіганні у відділі, підписує та візує документи в межах своєї компетенції;

6) забезпечує дотримання працівниками відділу службової, трудової та виконавської дисципліни;

7) вносить в установленому порядку подання про заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень;

8) вносить на розгляд керівника апарату облдержадміністрації пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу;

9) представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, що пов'язані із діяльністю відділу;        

10) виконує інші доручення керівництва облдержадміністрації.