ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора департаменту зовнішніх зносин, залучення

інвестицій та з питань туризму і

курортів облдержадміністрації

08 квітня 2020 року № 10

РЕГЛАМЕНТ

департаменту зовнішніх зносин, залучення інвестицій та з питань туризму і курортів Волинської обласної державної адміністрації

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Цей Регламент відповідно до Закону України «Про місцеві державні адміністрації» регулює організаційно-процедурні питання діяльності департаменту зовнішніх зносин, залучення інвестицій та з питань туризму і курортів Волинської обласної державної адміністрації (далі – департаменту).
2. Розгляд в департаменті питань, що належать до його повноважень, проводиться директором департаменту, заступниками директора департаменту (відповідно до  розподілу обов'язків), а також, відділами, утвореними директором департаменту.
3. Розподіл обов'язків між директором департаменту та його заступниками здійснюється директором департаменту не пізніше одного місяця з дня призначення його на посаду.

При цьому повинні бути визначені:

1) функції та повноваження закріплені за посадовою особою;

2) управління, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою;

3) порядок заміщення директора департаменту та заступника директора департаменту на час їх відсутності.

4. Розподіл обов'язків між директором та заступником директора затверджується наказом директора департаменту.
5. Положення про структурні підрозділи департаменту розробляються їх керівниками, погоджуються заступником директора департаменту і затверджується наказом директором департаменту.

ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ

6. Робота департаменту проводиться за квартальними планами, що затверджуються директором департаменту і погоджуються заступником голови облдержадміністрації відповідно до розподілу обов'язків.
7. Робота управлінь проводиться за квартальними та місячними планами, що затверджуються начальником управління (відповідно до розподілу обов'язків) і погоджується директором департаменту.
8. 8. Робота відділів управління проводиться за квартальними та місячними планами, що затверджуються начальником управління.
9. Формування планів роботи департаменту здійснюється працівником департаменту, який відповідає за ведення документообігу за поданням начальників управлінь.
10. Плани роботи департаменту повинні передбачати заходи, спрямовані на реалізацію державної регіональної політики, виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, державних і регіональних програм розвитку, здійснення інших наданих державою, а також делегованих обласною радою повноважень.
11. До планів роботи департаменту включаються:

1) переліки актуальних питань, пов'язаних з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку області, функціонуванням соціальної сфери;

2) переліки законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, наказів директора департаменту, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься у порядку перевірки їх виконання;

3) переліки основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється департаментом або за його участю;

4) питання про підсумки діяльності департаменту відповідно за квартал, рік із визначенням основних напрямів подальшої роботи;

5) питання про стан додержання Конституції України та законів України, інших актів законодавства посадовими особами.

6) заплановані питання щодо роботи служб районних державних адміністрацій повинні, як правило, передбачати проведення комплексної або цільової перевірки стану справ на місцях.

12. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи департаменту за рішенням директора департаменту та за погодженням заступника голови відповідно функціонального розподілу обов'язків.

Виключення з плану роботи питання здійснюється за дозволом директора департаменту на підставі доповідної записки заступника директора департаменту, керівника структурного підрозділу за погодженням заступника голови відповідно функціонального розподілу обов'язків.

13. Контроль за виконанням планів роботи департаменту здійснюється працівником департаменту, який відповідає за ведення документообігу та начальниками управлінь відповідно до функціонального розподілу обов'язків.

РОЗПОРЯДОК РОБОТИ

14. Департамент працює з 40-годинним п'ятиденним робочим тижнем з двома вихідними днями. Робочі дні тривають: з понеділка по четвер - з 8:00 до 17:15 години, у п'ятницю - з 8:00 до 16:00 години. Перерва на обід з 13:00 до 14:00 години. Вихідні дні - субота, неділя. Час початку робочого дня департаменту може змінюватися головою обласної державної адміністрації в установленому порядку.
15. Облік робочого часу працівників департаменту здійснюється працівником, що відповідає за ведення документообігу та табелями встановленої форми. Підписані відповідальним за облік робочого часу працівником та затверджені директором департаменту табелі, у встановлені терміни подаються головному спеціалісту-бухгалтеру департаменту для нарахування заробітної плати.
16. Вхід до адміністративного будинку здійснюється за пропускною системою згідно з правилами, затвердженими головою обласної державної адміністрації. У неробочий час (з 17:15 години до 8:00 години), у вихідні та святкові дні вхід працівників департаменту допускається лише за попереднім затвердженням списку працюючих директором департаменту.
17. Робочі кімнати відділів департаменту, у яких зберігаються документи основної діяльності департаменту, грошові та значні матеріальні цінності, на неробочий час здаються під охорону. Робота у цих кімнатах в неробочий час може проводитись з дозволу директора департаменту.
18. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які у них працюють. Користування персональним комп’ютером, технічними засобами обробки інформації здійснюється виключно працівником за яким закріплене відповідне майно, технічні засоби обробки інформації. Використання персонального комп’ютера, технічних засобів обробки інформації іншим працівником здійснюється за письмового погодження безпосереднього керівника та директора департаменту.

Працівники департаменту несуть відповідальність за дотримання техніки безпеки та протипожежної безпеки на робочих місцях, збереження і правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його головному спеціалісту-бухгалтеру, про що робляться відповідні відмітки в обхідному аркуші.

КАДРОВА РОБОТА

19. Кадрова робота в департаменті спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування структурних підрозділів департаменту висококваліфікованими і компетентними працівниками.
20. Організацію роботи з персоналом в департаменті здійснює структурний підрозділ на який покладені функції та обов’язки служби управління персоналом та до якого введена посада спеціаліста з питань персоналу.

Робота з персоналом проводиться відкрито і спрямовується на всебічне вивчення та врахування можливостей працівників, найбільш повне застосування їх здібностей, розвиток ініціативності, створення атмосфери заінтересованості у професійному зростанні.

21. Прийняття на державну службу в департамент та звільнення з державної служби здійснюється в порядку, встановленому законодавством про державну службу.
22. Для визначення якості виконання поставлених завдань, а також з метою прийняття рішення щодо преміювання, планування кар’єри державних службовців, виявлення потреби у професійному навчанні результати їх службової діяльності щороку підлягають оцінюванню в порядку, встановленому законодавством про державну службу.
23. Департамент розглядає і вносить в установленому порядку пропозиції щодо нагородження державними нагородами, нагородами Кабінету Міністрів України та заохочує працівників департаменту, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління.
24. На кожного прийнятого на роботу до департаменту працівника оформляється особова справа.
25. Відповідальність за реалізацію державної політики з питань управління персоналом в департаменті, добір персоналу, планування та організацію заходів з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців, документальне оформлення вступу на державну службу, її проходження та припинення несе структурний підрозділ до функцій якого належить служба управління персоналом та керівник державної служби в департаменті.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ ТА КОНТРОЛЮ ЗА ЇХ ВИКОНАННЯМ

26. Організація роботи з документами в департаменті здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства, що розробляється відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, відповідно до Інструкції з діловодства у Волинській облдержадміністрації, затвердженої розпорядженням голови обласної державної адміністрації від 29.02.2012 № 80 (зі змінами).
27. Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.
28. Відповідальність за організацію виконання документів несуть директор департаменту, його заступники (відповідно до  розподілу обов'язків), керівники структурних підрозділів департаменту.

Ознайомлення виконавців з резолюціями щодо виконання документів здійснюється через систему електронного документообігу АСКОД.

29. Контролю підлягають документи, в яких установлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

Обов'язковому контролю підлягає виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Прем'єр-міністра України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, розгляд звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад, листів центральних та місцевих органів виконавчої влади та звернення громадян, а також запити на інформацію відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Контроль за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Прем'єр-міністра України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, а також за розглядом звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад, розглядом звернень громадян, інших документів здійснюється загальним відділом.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

30. Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації здійснюється шляхом:

1) аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих установлених ними завдань;

2) систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

3) періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

4) розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на нарадах у директора департаменту або його заступників виконання встановлених завдань.

31. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, доповідаються директору департаменту, його заступником не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку визначеного актом законодавства, дорученням Президента України та Прем'єр-міністра України, розпорядженням голови облдержадміністрації або планом контролю.

За результатами розгляду матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи в повному обсязі виконання документа у цілому або передбаченого ним окремого завдання директор департаменту дає доручення виконавцям щодо додаткових заходів для усунення причин.

32. Інформація (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, що подається відповідно Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим органам виконавчої влади вищого рівня, підписується директором департаменту або його заступником.
33. Зняття з контролю виконаних документів проводиться на підставі письмового звіту директором департаменту, що підтверджує його виконання за письмовим дозволом голови обласної державної адміністрації, його першого заступника, заступників (відповідно до розподілу обов'язків) при цьому виконавці документів подають до сектору контролю апарату обласної державної адміністрації підписані примірники надісланих інформацій про виконання встановленого завдання або копії відповідних письмових рішень органу влади, який видав документ про втрату чинності цього документа чи зняття його з контролю.
34. Контроль за виконанням розпоряджень та окремих доручень, даних у ході розгляду питань на засіданнях колегії обласної державної адміністрації, нарадах у голови обласної державної адміністрації, його першого заступника та заступників, здійснюється сектором контролю апарату облдержадміністрації, а у відповідних випадках - структурним підрозділом обласної державної адміністрації, які регулярно подають керівнику обласної державної адміністрації, який проводив нараду, аналітичні та інформаційні довідки про стан їх виконання.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН ТА ПРОВЕДЕННЯ ОСОБИСТОГО ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН

35. Департамент організовує в установленому порядку розгляд звернень громадян - пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг.

Організація розгляду звернень громадян, у тому числі ведення діловодства та проведення особистого прийому громадян, покладається на працівника загального відділу відповідно до функціональних обов’язків.

Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348.

36. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються директором департаменту або його заступником (відповідно до розподілу обов'язків), керівником відповідного структурного підрозділу, які дають доручення відповідним посадовим особам департаменту з вивчення, перевірки і вирішення порушених у зверненнях питань.

Відповіді на звернення громадян готують структурні підрозділи департаменту.

37. Особистий прийом громадян проводить директор, його заступники, згідно з графіком, який затверджується директором.

Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про місце проведення, дні і години прийому.

Виїзні прийоми громадян проводяться відповідно до графіка, затвердженого директором.

38. Структурний підрозділ департаменту, який відповідає за роботу із зверненнями громадян, аналізує щоквартальну роботу з розгляду таких звернень, узагальнює пропозиції, що містяться в них, розробляє рекомендації, спрямовані на усунення причин виникнення обґрунтованих скарг і зауважень громадян, контролює вирішення порушених у них питань.
39. Розгляд звернень громадян щодо надання безоплатної первинної правової допомоги, організація особистого прийому таких громадян здійснюються відповідно до Закону України «Про безоплатну правову допомогу».

ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАВОВОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ

40. Правове забезпечення діяльності департаменту, а також надання методичної та іншої практичної допомоги з правових питань здійснює спеціаліст, на якого покладається виконання функції юридичної служби.

Юридична служба з питань правового забезпечення діяльності департаменту підпорядковується директору, а з питань організації роботи – керівнику загального відділу.

41. Основними завданнями юридичної служби є:

1) правове забезпечення діяльності департаменту;

2) організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування і неухильне додержання вимог актів законодавства структурними підрозділами та посадовими особами департаменту;

3) підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань застосування законодавства.

42. Юридична служба відповідно до покладених завдань:

1) забезпечує відповідність проектів актів департаменту;

2) проводить правову експертизу проектів актів, готує висновки правової експертизи у разі їх невідповідності актам законодавства та/або подає пропозиції щодо приведення таких проектів у відповідність з вимогами законодавства;

3) надає методичну допомогу працівникам департаменту щодо правильного застосування норм законодавства під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків;

4) представляє інтереси департаменту у судах та інших державних органах під час розгляду правових питань або спорів;

5) виконує інші функції з правового забезпечення діяльності департаменту відповідно до цього Регламенту та положення про юридичну службу.

43. Спеціаліст, на якого покладається виконання функції юридичної служби несе персональну відповідальність за виконання покладених на службу завдань.

ПОРЯДОК ВНЕСЕННЯ НА РОЗГЛЯД ПРОЕКТІВ НАКАЗІВ ДИРЕКТОРА

44. Директор департаменту на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня видає одноособово, у межах наданих йому повноважень, накази і несе відповідальність згідно із чинним законодавством.
45. Проекти наказів директора департаменту вносяться відділами.

У разі, коли розроблення проекту наказу доручено кільком структурним підрозділам департаменту, виконавець зазначений першим, є головним розробником.

46. Проекти наказів повинні, як правило, мати преамбулу, в якій стисло викладається аналіз стану справ і причини недоліків у розв'язанні відповідних проблем, визначається мета видання наказу. Завдання, що ставляться, повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної наказом, з переліком виконавців і з визначенням термінів виконання завдань.
47. Всі проекти наказів директора департаменту перевіряються спеціалістом, на якого покладається виконання функції юридичної служби на їх відповідність чинному законодавству.

У разі невідповідності проекту наказу законодавству, спеціалістом, на якого покладається виконання функції юридичної служби повертає проект наказу головному розробнику із доповідною запискою.

48. Проект наказу візується працівниками головного розробника, які здійснювали його підготовку, заступником директора департаменту, який відповідає за його підготовку, керівником загального відділу, спеціалістом, на якого покладається виконання функції юридичної служби і подається на підпис директору департаменту.
49. Проекти наказів, у разі необхідності, попередньо обговорюються на нарадах у директора департаменту.
50. Підписані директором департаменту накази реєструються в установленому порядку.

ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ ТА ПРОВЕДЕННЯ НАРАД

51. Директор департаменту проводить наради відповідно до плану роботи департаменту з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень департаменту, а також у разі необхідності.
52. План проведення наради затверджується директором департаменту. У ньому зазначається дата, час і місце проведення наради, порядок денний та доповідачі з питань.

Організація проведення нарад покладається на працівника загального відділу відповідно до функціональних обов’язків.

53. Прийняті на нараді рішення оформляються протоколом не пізніше ніж у дводенний термін.

Протокол наради підписується головуючим.

___________________________________