Наказ № 24 від 24.09.2021

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ управління екології та природних ресурсів Волинської обласної державної адміністрації

24  вересня 2021 року № 24

ПОРЯДОК

ведення договірної роботи в управління екології та природних ресурсів Волинської обласної державної адміністрації

1. Загальні положення

1. Порядок ведення договірної роботи в управлінні екології та природних ресурсів Волинської обласної державної адміністрації (далі – Порядок) розроблено відповідно до Цивільного та Господарського кодексів України, інших нормативно-правових актів. Порядок установлює механізм підготовки проєктів договорів, їх укладання та контролю за виконанням в управлінні екології та природних ресурсів Волинської обласної державної адміністрації (далі – управління).
2. Дія Порядку поширюється на всі правовідносини, які виникають у результаті діяльності управління, визначеної Конституцією України, Законом України «Про місцеві державні адміністрації», відповідно до Положення про управління екології та природних ресурсів Волинської облдержадміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 27.05.2021 № 300.
3. Порядок є обов'язковим для виконання посадовими особами та працівниками управління, які беруть участь при укладенні договорів начальником управління або уповноваженою ним особою від його імені.

У кожному структурному підрозділі управління, який бере участь у веденні договірної роботи, виконання цієї роботи покладається на керівника структурного підрозділу.

Недотримання встановленого порядку ведення договірної роботи є порушенням трудової дисципліни і тягне за собою відповідальність винних у цьому осіб згідно з чинним законодавством України.

4. Договірна робота повинна сприяти:

1) виконанню зобов'язань для задоволення потреб управління;

2) забезпеченню виконання договірних зобов'язань у всіх сферах діяльності;

3) економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів;

4) зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов,
що їх зумовлюють.

5. До договірної роботи належать:

1) підготовка та розгляд проєктів договорів, що надійшли від іншої сторони;

2) погодження проєктів договорів структурними підрозділами управління;

3) реєстрація та зберігання укладених договорів;

4) ведення журналів обліку договорів;

5) здійснення розрахунків та контроль за виконанням укладених договорів.

ІІ. Порядок укладання та здійснення контролю

за виконанням договорів

1. Підготовка проєкту договору:

1) договори, однією із сторін в яких виступає управління, повинні укладатися у письмовій формі;

2) проєкт договору розробляється структурним підрозділом управління, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору.

Цей структурний підрозділ подає проєкт договору на візування, підпис та здійснює інші дії з супроводу проєкту договору.

Проєкт договору може розроблятися будь-якою зі сторін, що домовляються, крім випадків, передбачених чинним законодавством.

Пропозиція укласти договір має відповідати вимогам чинного законодавства, містити істотні умови договору і відображати намір особи,
яка її внесла, вважати себе зобов'язаною у разі її прийняття;

3) проєкт договору повинен бути завізований у тижневий термін:

начальником структурного підрозділу управління, який готує проєкт договору (далі – структурний підрозділ, що супроводжує договір), начальником структурного підрозділу управління, до повноважень якого належать питання, що становлять предмет договору;

провідним спеціалістом-юрисконсультом управління;

головним спеціалістом-бухгалтером управління (якщо фінансування договору здійснюватиметься за рахунок коштів управління);

начальниками відповідних структурних підрозділів управління, заінтересованих в укладенні договору і визначених такими начальником управління у разі потреби.

У разі необхідності строк візування проєкту договору може бути зменшено за розпорядженням начальника управління.

Начальники структурних підрозділів управління, до повноважень яких належать питання, що становлять істотні умови договору, зобов'язані
не допускати фактів безпідставних відмов від візування проєктів договорів або затягування термінів візування.

У разі незгоди з певними положеннями запропонованого проєкту договору та недосягнення згоди щодо їх редакції зі структурним підрозділом, що супроводжує договір, начальник структурного підрозділу,
до повноважень якого належать питання, що становлять істотні умови договору, зобов'язаний у дводенний термін підготувати проєкт протоколу узгодження позицій (форма додається) та подати його структурному підрозділу, який супроводжує договір.

Протокол узгодження позицій підписується керівником структурного підрозділу, що супроводжує договір, додається до проєкту договору, є його невід'ємною частиною до моменту підписання останнього та має бути належно обґрунтований з посиланням на відповідні акти законодавства.

Рішення щодо врахування зауважень, що містяться в протоколі узгодження позицій, та щодо остаточної редакції проєкту договору приймає начальник управління.

4) відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040 (зі змінами), провідний спеціаліст-юрисконсульт управління погоджує (візує) проєкти договорів за наявності погодження (візи) начальників заінтересованих структурних підрозділів;

5) з метою забезпечення захисту фінансових інтересів держави та здійснення у межах своєї компетенції контролю за дотриманням бюджетного законодавства в управлінні головний спеціаліст-бухгалтер управління погоджує (візує) всі договори, угоди, пов’язані з використанням бюджетних коштів, що укладаються начальником управління або уповноваженими ним особами від імені управління, у тому числі на матеріально-технічне обслуговування управління;

6) проєкт договору, завізований у встановленому порядку начальниками заінтересованих підрозділів, подається на підпис начальнику управління або заступнику в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень.

7) розрахунок вартості договору складається його виконавцем (продавцем, постачальником тощо), а на етапі укладання договору із замовником (покупцем тощо) підписується останнім на знак досягнутої згоди (про що, за необхідності, складається протокол узгодження договірної ціни);

8) розбіжності, що виникають між сторонами під час укладання договору, розглядаються структурним підрозділом, який супроводжує договір, із залученням у разі необхідності відповідних структурних підрозділів управління, або заступником начальника управління в установленому порядку, або начальником управління;

9) у випадку наявності заперечень щодо умов проєкту договору, сторона, яка одержала його, складає протокол розбіжностей, який підписується, про що обов’язково робиться застереження в договорі, та не пізніше 20-денного строку надсилає іншій стороні два примірники протоколу розбіжностей разом з договором, підписаним у порядку, встановленому підпунктами 3 – 6 пункту 1 розділу ІІ Порядку.

Сторона, яка одержала протокол розбіжностей, зобов'язана розглянути його, вжити заходів до врегулювання розбіжностей з іншою стороною, включити до договору всі прийняті пропозиції;

10) укладений договір реєструється структурним підрозділом, що супроводжує договір, в окремому журналі обліку договорів, який зберігається у провідного спеціаліста-юрисконсульта.

Одночасно з реєстрацією договору структурний підрозділ,
що супроводжує договір, зобов'язаний подати провідному спеціалісту-юрисконсульту копію підписаного договору з усіма додатками до нього;

11) структурний підрозділ, який супроводжує договір, здійснює контроль за його виконанням.

У разі невиконання чи неналежного виконання договору іншою стороною структурний підрозділ невідкладно письмово повідомляє про це провідного спеціаліста-юрисконсульта. Таке повідомлення має бути обґрунтованим та містити відповідні підтверджувальні документи;

12) договір повинен містити:

найменування сторін;

предмет договору (найменування товарів (робіт, послуг), характер товарів, що поставляються (виконуваної роботи, послуг, що надаються);

зазначені та додаткові вимоги за згодою сторін можуть бути відображені в додатках до договору;

строк дії договору та порядок зміни умов договору;

строки і порядок поставки товарів (виконання робіт, надання послуг
за домовленістю сторін);

визначення вартості товарів (робіт, послуг), порядок розрахунків;

відповідальність сторін.

Крім умов, зазначених вище, договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать чинному законодавству.

Певні види договорів повинні містити умови, визначені як обов'язкові (істотні) згідно з вимогами чинного законодавства у відповідній галузі правового регулювання.

2. Підстави для зміни або розірвання договору:

1) зміна або розірвання договору допускається лише за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або законом, та вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше
не встановлено договором або законом.

Сторона, яка вважає за необхідне змінити або розірвати договір, надсилає пропозицію щодо цього іншій стороні, у терміни, визначені у такому договорі.

Сторона, яка одержала пропозицію про зміну або розірвання договору, повинна відповісти на неї. Якщо сторони не досягли згоди щодо зміни або розірвання договору, а також у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення відповідного суду.

У випадку виникнення необхідності внесення за згодою сторін змін до договору проєкт таких змін готується структурним підрозділом,що супроводжує договір.

2) договір може бути змінено або розірвано за рішенням суду на вимогу однієї зі сторін у разі істотного порушення договору другою стороною, а також в інших випадках, установлених договором або законом;

3) у разі зміни договору зобов'язання сторін змінюються відповідно до змінених умов щодо предмета, місця, строків виконання тощо.

У разі розірвання договору зобов'язання сторін припиняються, про що структурним підрозділом, що супроводжує договір, робиться відмітка у журналі реєстрації договорів.

3. Порядок приймання товарів, виконаних робіт, наданих послуг:

1) приймання товарів здійснюється за накладною, а приймання робіт
і послуг оформлюється двостороннім актом, який складається сторонами
і є підставою для взаємних розрахунків.

Зі сторони управління акт візується структурним підрозділом, що супроводжує договір, головним спеціалістом-бухгалтером управління, провідним спеціалістом-юрисконсультом управління (у частині відповідності оформленого акту вимогам законодавства), та підписується начальником управління або заступником начальника управління в разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень.

У разі необхідності для приймання товарів (робіт, послуг) може утворюватися відповідна комісія.

2) сторони в договорі можуть передбачити інший порядок і терміни приймання переданих товарів, виконаних робіт (наданих послуг), якщо
це не суперечитиме вимогам чинного законодавства.

Виконавець має право виконати свій обов'язок достроково, якщо інше не встановлено договором, актами цивільного законодавства або не випливає із суті зобов'язання чи звичаїв ділового обороту;

3) за невиконання чи неналежне виконання зобов'язань за договором сторони передбачають у договорі відповідальність, передбачену чинним законодавством.

4. Розрахунки за договором:

1) розрахунки за виконані за договором зобов'язання здійснюються
на підставі вартості, визначеної договором, з урахуванням виконання сторонами договірних зобов'язань та відповідно до строків платежів, передбачених договором;

2) попередня оплата товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти, здійснюється лише у випадках, передбачених чинним законодавством;

3) у договорі може бути передбачена одноразова або поетапна оплата вартості товарів, робіт, послуг за договором у встановлений сторонами термін.

5. Відповідальність за ведення договірної роботи:

1) відповідальність за перевірку відповідності товарів, виконуваних робіт і послуг умовам укладених договорів покладається на структурний підрозділ, що супроводжує договір;

2) відповідальність за правильність визначення умов оплати, своєчасність здійснення фінансових операцій покладається на головного спеціаліста-бухгалтера управління (якщо фінансування договору здійснюватиметься за рахунок коштів управління);

3) відповідальність за відповідність договірних документів вимогам чинного законодавства покладається на провідного спеціаліста-юрисконсульта управління.

6. Головний спеціаліст-бухгалтер управління забезпечує зберігання оригіналів договорів та матеріалів до них, у разі витрачання коштів управління.

ІІІ. Порядок підготовки, укладання та виконання

окремих видів договорів

1. Міжнародні договори, меморандуми, угоди про співробітництво тощо (далі – міжнародні договори) з відповідними органами іноземних держав, міжнародними організаціями та суб'єктами права іноземних держав (далі – інша сторона) в межах компетенції управління розробляються з урахуванням вимог Порядку та відповідно до нормативно-правових актів та правил здійснення зовнішніх зносин.
2. Укладання договорів за результатами проведення процедур закупівлі, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі»:

1) належна організація та проведення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти в управління здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства;

2)  рішення щодо вибору процедури закупівлі приймається за обґрунтованою пропозицією структурного підрозділу управління, до повноважень якого належать питання, що становлять предмет закупівлі;

3) підготовка проєкту договору про закупівлю здійснюється в порядку, встановленому пунктом 1 розділу ІІ Порядку, та з дотриманням вимог, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі».

Договір про закупівлю укладається відповідно до норм Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України з урахуванням особливостей, визначених Законом України «Про публічні закупівлі».

Відповідно до вимог законодавства для належної організації
та проведення процедури спрощеної закупівлі в управління має бути визначена або призначена уповноважена особа, яка здійснює свою діяльність на підставі розпорядчого рішення замовника та затвердженого положення.

               _______________________________________