ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ управління екології та природних ресурсів

Волинської обласної державної адміністрації

30  cерпня 2019 року

ПОЛОЖЕННЯ

про порядок ведення претензійної та позовної роботи

в управлінні екології та природних ресурсів

 Волинської обласної державної адміністрації

І. Загальні положення

1. Положення про порядок ведення претензійної та позовної роботи в управлінні екології та природних ресурсів Волинської обласної державної адміністрації (далі – Управління) встановлює основні засади організації претензійної та позовної роботи в Управлінні, а також механізм взаємодії відділів Управління під час підготовки (складання) процесуальних документів, необхідних для пред’явлення і розгляду претензій та позовів, забезпечення контролю за веденням претензійно-позовної роботи в Управлінні, аналізу та узагальнення результатів претензійно-позовної роботи.
2. Положення розроблено відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, рекомендацій Міністерства юстиції України від 23 січня 2007 року № 35-14/7 «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» та інших нормативно-правових актів, які регламентують претензійно-позовну роботу.
3. Претензійно-позовна робота в Управлінні повинна сприяти:

1) забезпеченню виконання договірних зобов’язань у всіх сферах діяльності;

2) економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів;

3) зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

4) забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів Управління, що охороняються законом;

5) забезпеченню відповідальності порушників зобов’язань.

4. До претензійної та позовної роботи належать:

1) підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред’явлення і розгляду претензій та позовів;

2) пред’явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

3) підготовка відповідей (відзивів), заяв, позовних заяв, скарг та інших процесуальних документів;

4) захист інтересів Управління під час розгляду спорів у судах;

5) забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

6) вивчення, узагальнення, аналіз результатів претензійно-позовної роботи;

  7) підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

5. Здійснення контролю за дотриманням в Управлінні порядку пред’явлення і розгляду претензій, позовів покладається на сектор правової роботи та інформування управління.
6. Сектор правової роботи та інформування управління веде журнали обліку претензій та позовних заяв, пред’явлених Управлінням та до нього (додатки 1 – 4).
7. Представництво інтересів Управління та її керівництва у судах та інших органах влади, підприємствах, установах, організаціях під час розгляду правових питань або спорів здійснюється завідувачем сектору – юрисконсультом сектору правової роботи та інформування управління із залученням, при потребі, інших працівників Управління. За окремим дорученням голови облдержадміністрації працівники відповідного самостійного структурного підрозділу облдержадміністрації можуть представляти інтереси облдержадміністрації.
8. Представництво інтересів Управління здійснюється на підставі довіреності, виданої відповідно до вимог чинного законодавства України.
9. Вимоги сектору правової роботи та інформування управління з питань, пов’язаних з реалізацією цього Положення, є обов’язковими до виконання працівниками Управління.

ІІ. Порядок ведення претензійної роботи

1. Порядок пред’явлення претензій Управлінням

1) порядок пред’явлення претензій та досудовий порядок реалізації господарсько-правової відповідальності визначається Господарським кодексом України.        

Управління  з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником її прав та інтересів звертається до відповідача з письмовою претензією,  якщо інше не встановлено законом;

2) за наявності підстав та обґрунтованості вимог матеріали для пред’явлення претензії за дорученням керівництва Управління готує завідувач сектору – юрисконсульт сектору правової роботи та інформування управління;

3) зміст, структура та вимоги претензії повинні відповідати вимогам чинного законодавства України;

4) претензія підписується керівником Управління та надсилається адресатові рекомендованим листом або цінним листом з описом вкладення чи вручається під розписку;

5) претензія реєструється у журналі обліку претензій, пред’явлених Управлінням (додаток 1);

6) про фактичне виконання претензії сектор правової роботи та інформування здійснює  відповідний запис у журналі обліку претензій, пред’явлених Управлінням;

7) якщо претензія відхилена відповідачем повністю або частково без належних підстав, чи залишена без відповіді, на підставі претензійних матеріалів, висновку та документів, що обґрунтовують безпідставність цього відхилення, за дорученням керівництва Управління сектор правової роботи та інформування самостійно або із залученням інших працівників Управління готує позовну заяву. В окремих випадках головою облдержадміністрації може бути надана вказівка щодо підготовки позовної заяви відповідним структурним підрозділом облдержадміністрації згідно з галузевим спрямуванням.

2. Порядок розгляду претензій Управлінням 

1) начальник управління або його заступник під час надходження претензій надсилає їх на перевірку завідувачу сектору – юрисконсульту сектору правової роботи та інформування та відповідному відділу управління при потребі;

2) під час перевірки матеріалів претензії з’ясовуються такі обставини:

- наявність усіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

- правильність складання розрахунку;

- наявність правових підстав для визнання чи відхилення претензії;

3) претензія реєструється сектором правової роботи та інформування управління у журналі обліку претензій (додаток 2);

4) строки розгляду претензій обчислюються з дня одержання претензії і визначені чинним законодавством України;

5) завідувач сектору – юрисконсульт сектору правової роботи та інформування, який отримав претензійні матеріали, повинен у встановлений строк перевірити їх та надати письмовий висновок щодо обґрунтованості претензійних вимог;

6) у разі необхідності Управління проводить звірку розрахунків, службову перевірку та інші дії, що забезпечують урегулювання спору в претензійному порядку. Висновок повинен бути підтверджений відповідними документами;

7) завідувач сектору – юрисконсульт сектору правової роботи та інформування управління, з урахуванням висновку готує проєкт відповіді про відхилення або визнання (повне, часткове) претензії;

8) відповідь на претензію підписується начальником управління після візування її завідувачем сектору – юрисконсультом сектору правової роботи та інформування управління та відповідними відділом управління при потребі;

9) відповідь на претензію надсилається рекомендованим листом або цінним листом з описом вкладення чи вручається під розписку;

10) копії претензії та відповіді на неї залишаються в секторі правової роботи та інформування управління;

11) результати розгляду претензії вносяться до журналу обліку претензій, пред’явлених Управлінням (додаток 2);

12) залишення претензії без відповіді не допускається.

ІІІ. Ведення позовної роботи в Управлінні

1. Позовна робота, включаючи підготовку матеріалів для пред’явлення позовів та відзивів на них, відповідей на відзив, заперечень на відповідь на відзив здійснюється завідувачем сектору – юрисконсультом сектору правової роботи та інформування Управління самостійно та/або із залученням фахівців відділів Управління при потребі.
2. Порядок пред’явлення позовів:

1) позов пред’являється у разі порушення прав і законних інтересів Управління;

2) завідувач сектору – юрисконсульт сектору правової роботи та інформування управління дає висновок щодо наявності чи відсутності підстав для пред’явлення позовів Управлінням;

3) остаточне рішення щодо пред’явлення позову приймає начальник управління.

3. Позовна заява за формою і змістом повинна відповідати вимогам, встановленим чинним процесуальним законодавством України в залежності від категорії справи.

До позовної заяви додаються всі необхідні документи, що підтверджують позовні вимоги, платіжне доручення про сплату судового збору у порядку та розмірі, встановленому Законом України «Про судовий збір», та докази того, що копія позовної заяви разом з додатками надіслана сторонам (учасникам) справи у випадках, передбачених процесуальним законодавством, а також довіреність, що підтверджує повноваження представника облдержадміністрації (у разі підписання позовної заяви уповноваженим представником) чи інший документ, що підтверджує право підпису керівника облдержадміністрації на позовній заяві.

4. Позовна заява реєструється в журналі обліку позовних заяв, пред’явлених Управлінням (додаток 3).
5. Позовна заява надсилається до суду (у випадках, визначених процесуальним законодавством, іншим учасникам процесу) рекомендованим листом або цінним листом з описом вкладення або ж подається безпосередньо до канцелярії суду, про що робиться відповідна відмітка.
6. Після одержання ухвали суду про відкриття провадження у справі за резолюцією начальника Управління завідувач сектору – юрисконсульт сектору правової роботи та інформування управління виконує вимоги цієї ухвали у строки, визначені судом.
7. Управління (у разі потреби) забезпечує участь свого представника під час розгляду справи у суді.
8. Апеляційні та касаційні скарги, а також заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяви до Верховного Суду про перегляд судових рішень оформлюються і подаються у порядку та строки, передбачені процесуальним законодавством України.
9. Порядок підготовки Управлінням відзивів, заперечень на відповіді на відзив на пред’явлені до неї позови:

1) позовні заяви, одержані Управлінням, реєструються головним спеціалістом відділу фінансово-економічної та організаційної діяльності, який здійснює реєстрацію вхідної та вихідної документації, і в той же день передаються для накладення резолюції начальнику управління, після цього – завідувачу сектору – юрисконсультом сектору правової роботи та інформування управління для відповідного реагування.

2) завідувач сектору – юрисконсульт сектору правової роботи та інформування управління реєструє позовні заяви в журналі обліку позовних заяв, пред’явлених Управлінню (додаток 4);

3) за необхідності начальник управління відповідно до компетенції зобов’язаний забезпечити підготовку та своєчасне надання матеріалів (документів та інформації), необхідних для належного представництва інтересів Управління в суді, у тому числі письмових пояснень та висновків для підготовки позовів, відзивів, відповідей на відзив, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд рішень за нововиявленими обставинами, тощо;

4) завідувач сектору – юрисконсульт сектору правової роботи та інформування управління забезпечує підготовку відповідних документів на виконання ухвали суду та надсилає їх до суду, що розглядає справу, у вказаний у процесуальному документі строк.

ІV. Аналіз претензійної та позовної  роботи в Управлінні

1. Сектор правової роботи та інформування управління аналізує стан претензійної та позовної роботи в Упрвлінні за рік.
2. Результати аналізу викладаються письмово з цифровими даними.
3. Аналіз поточного стану позовної роботи включає моніторинг судових рішень, кількісну характеристику представницької діяльності, аналіз порушень, причин та умов, що призвели до їх виникнення.

За результатами аналізу готується звіт, у заключній частині якого викладаються пропозиції щодо удосконалення позовної роботи, вжиття конкретних заходів та здійснення організаційних дій для поліпшення претензійної та позовної роботи, запобігання непродуктивним витратам і збиткам, відшкодування збитків, заподіяних Управлінню, за рахунок винних осіб. Водночас у звіті зазначається інформація про те, дії яких відділів Управління та/або працівників Управління спричинили до подання позовів Управлінню, як юридичній особі.

1. V. Реєстрація та зберігання претензійних і позовних матеріалів

в Управлінні

1. 1. Реєстрація та зберігання претензійних і позовних матеріалів в Управлінні здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства у Волинській обласній державній адміністрації (документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну), затвердженої розпорядженням голови облдержадміністрації від 08 червня 2018 року № 345 (зі змінами), та Регламенту Волинської обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 17 серпня 2011 року № 335 (зі змінами), з урахуванням рекомендацій Міністерства юстиції України від 23.01.2007 № 35-14/7 „Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі та організації”.

________________________________